Ein Auto Attendant ist ein Sprachsystem, das in Telefonanlagen oder Kommunikationssystemen eingesetzt wird, um Anrufe zu empfangen und Anrufer automatisch zu bestimmten Optionen oder Zielen zu leiten, ohne dass eine menschliche Telefonzentrale oder Bedienungsperson erforderlich ist. Es handelt sich im Wesentlichen um ein automatisiertes Menüsystem, das Anrufern verschiedene Auswahlmöglichkeiten bietet und sie entsprechend ihren Bedürfnissen weiterleitet.
Ein Auto Attendant bietet typischerweise folgende Funktionen:
- Begrüßung: Beim Anruf einer Telefonnummer mit einem Auto Attendant hört der Anrufer eine voraufgezeichnete Begrüßungsnachricht. Diese Nachricht kann Informationen über das Unternehmen, Anweisungen zur Auswahl der gewünschten Optionen oder andere relevante Informationen enthalten.
- Menüoptionen: Nach der Begrüßung werden dem Anrufer verschiedene Auswahlmöglichkeiten in Form von Menüoptionen präsentiert. Diese können durch die Eingabe von Ziffern oder durch Spracherkennung gesteuert werden. Typische Optionen können sein: „Drücken Sie 1 für den Kundenservice, 2 für Vertrieb, 3 für technischen Support usw.“
- Weiterleitung: Basierend auf der Auswahl des Anrufers leitet das Auto Attendant den Anruf an die entsprechende Abteilung, den gewünschten Mitarbeiter oder eine bestimmte Funktion weiter. Dies kann eine direkte Verbindung mit einem bestimmten Telefon, eine Weiterleitung zu einer Gruppe von Telefonen oder eine Umleitung auf eine Voicemail-Box sein.
- Zusätzliche Funktionen: Ein Auto Attendant kann auch zusätzliche Funktionen bieten, wie z. B. die Möglichkeit, eine spezifische Durchwahl einzugeben, um direkt mit einem Mitarbeiter verbunden zu werden, oder Informationen wie Geschäftszeiten, Adressen oder Website-URLs bereitzustellen.
Der Einsatz eines Auto Attendants bringt mehrere Vorteile mit sich. Er ermöglicht es Unternehmen, Anrufe effizienter zu verwalten, Anrufer schneller und gezielter an die richtigen Stellen weiterzuleiten und reduziert die Notwendigkeit einer manuellen Telefonzentrale. Dies verbessert die Kundenerfahrung, reduziert Wartezeiten und ermöglicht eine effektivere Nutzung der Mitarbeiterressourcen.
Auto Attendants werden in verschiedenen Umgebungen eingesetzt, wie z. B. in Unternehmen, Behörden, Callcentern, Kundenserviceabteilungen oder anderen Organisationen, die einen hohen Anrufaufkommen bewältigen müssen.